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01
Nueve categorías de primer nivel, veintinueve sociedades con la misma plantilla de dieciocho subcarpetas y una plantilla propia por inmueble. Con esa profundidad, la ruta de cada documento la decide una persona en el momento de guardarlo.
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02
Dos de las nueve categorías de primer nivel están declaradas sin definir en el propio esquema. Lo que no tiene criterio escrito se resuelve distinto cada vez.
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03
Un inmueble que pertenece a una sociedad cabe a la vez en la rama de la sociedad y en la de inmuebles, y las dos copias no se hablan. Se señaló en la sesión como el caso que más dudas genera.
- 04
No hay vista transversal. Reunir todos los contratos de alquiler, o todas las pólizas de seguro, obliga a abrir las carpetas una a una. Es exactamente lo que se pidió por correo al enviar el esquema.
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05
Una de las nueve categorías existe por el canal y no por el contenido: está ahí para poder enviar los archivos por Drive. Cuando la carpeta la define la herramienta, la estructura envejece con ella.
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06
El documento entra por cinco vías distintas y el nombre con el que llega es el que se queda, salvo que alguien lo cambie en ese momento. Llega con el nombre del banco y el nombre útil es el del piso.
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07
El dato que decide vive dentro del PDF: la fecha de vencimiento, el importe, quién se hace cargo de reparar una avería. Para saberlo hay que encontrar el archivo y abrirlo, y cada consulta vuelve a ser una lectura completa.
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08
Si mañana se cambiara de herramienta, no hay hoy una copia propia del archivo, con su estructura, fuera del sistema que lo guarde. Se planteó en la sesión como la condición para empezar.
Más de quinientas carpetas, y la fecha que importa sigue viviendo en la memoria
El archivo está bien pensado: nueve categorías, una plantilla por sociedad y otra por inmueble. Lo que no existe es la capa que avisa. Guardar un contrato y vigilar su vencimiento son dos trabajos distintos, y hoy el segundo lo hace una persona acordándose.
Sociedades, más la cartera de inmuebles y la actividad de formación
Carpetas solo bajo «Empresas», con la plantilla de dieciocho replicada en las veintinueve cálculo propio
Lecturas de electricidad pedidas y facturadas a mano al año, solo en Miraflores
Sin un artículo nuevo en el blog: el último es del 8 de febrero de 2026
Seguidores en LinkedIn, con la última publicación propia hace tres meses
Formularios de captación en la web: los seis botones abren un correo en blanco
De la sesión del 2 de septiembre de 2026, del desglose de arquitectura de información y del libro de Miraflores recibidos por correo, y de la lectura de javierortego.com y del perfil público el 2 de septiembre. Lo marcado cálculo propio es aritmética sobre el esquema recibido, no un dato contado.
Los cinco recorridos, como ocurren hoy
InteractivoUno por cada forma en que el tiempo o el dinero se van. Pulsar cualquier etapa: a la derecha, qué falta en ese paso. Tres de los pasos no tienen hueco, y se declaran como tales.
Un documento que llega, hoy
decenas de veces al mesUn vencimiento, hoy
atraviesa las ocho sociedades y lo personalUna clase impartida, hoy
más de setecientos veinte cursos detrásUna petición de formación, hoy
la puerta de entrada del negocioEl cobro de un alquiler, hoy
cinco pisos, todos los mesesLas veintiséis necesidades
Cada número se reutiliza en la matriz de oportunidades y en las partidas de inversión. Toda necesidad lleva su dibujo.
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09
Los vencimientos que importan (aplazamientos fraccionados, cuotas, revisiones semestrales de tipo, preavisos de no renovación) viven en la memoria o en una hoja, no en un calendario que avise. Guardar un documento y vigilar su fecha son dos trabajos, y solo el primero está resuelto.
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10
Escribir al banco es un trámite en dos pasos: primero encontrar el contrato, después redactar la nota. Se hace muchas veces desde el móvil, y es el momento en que la gestión se aplaza.
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11
Los seguros vinculados a un préstamo, obligatorios solo el primer año, no tienen quien avise de cuándo dejan de serlo. Es el caso más caro porque no duele: se sigue pagando algo que ya no hay obligación de pagar.
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12
Los compromisos de fecha que se acuerdan hablando (una reunión, una visita, una entrega) se calendarizan después a mano, si alguien se acuerda. Se pidió expresamente en la sesión.
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13
Preguntar por el estado de algo obliga a abrir el archivo o la hoja. No hay a quién preguntárselo, y el histórico acumulado no responde: solo se consulta.
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14
La lectura de electricidad de los cinco pisos se pide a mano cada mes, y el estado de cuentas se manda también a mano, piso a piso. Sesenta peticiones y sesenta envíos al año para obtener cinco números al mes.
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15
El recibo replica a mano diecinueve conceptos por piso y por mes (potencia punta y valle, energía, financiación del bono social, equipos de medida, descuento, impuesto del 5,11 % e IVA), con las fórmulas escritas celda a celda en cada columna.
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16
Al estar escritas una a una, algunas fórmulas toman el coeficiente del mes anterior. Y hay un mes con la diferencia de lectura en negativo que aun así factura importe: un error que no avisa, da un número, y el número se envía.
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17
El recibo que se envía al inquilino va encabezado con un piso y toma el nombre del inquilino de otro, con las lecturas de una tercera columna. Tres referencias distintas en un mismo documento.
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El control del mes es una cuadrícula de Sí y No rellenada a mano: pedida la lectura, recibida, enviado el estado de cuentas, pagado. En el mes en curso la fila de pagado está vacía en los cinco pisos, y un piso no tiene lectura recibida ni estado de cuentas enviado.
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19
El saldo pendiente se arrastra sumando a mano de mes a mes. En uno de los pisos la diferencia acumulada es de 5.029,95 €, y en un piso compartido hay ocho meses de reconciliación entre dos inquilinos, con compensaciones acordadas y celdas con la anotación de que la factura no ha llegado.
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20
El contexto de un cliente vive en el buzón. Cuando cambian la fecha, la sede o el alcance hay que buscar correos antiguos para recomponer la conversación. Se nombró en la sesión como el punto más costoso de todos.
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Las seis llamadas a la acción de la portada abren un correo en blanco, incluidas las dos que dicen literalmente que se solicite una propuesta con el presupuesto. La petición llega sin empresa, sin número de asistentes, sin ciudad y sin fechas, que es justo lo que decide si hay propuesta y a qué precio.
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La propuesta de formación se entrega en un documento de diapositivas que se lee página a página, igual que la de cualquiera que compita por el mismo curso. No se sabe si se abrió ni qué parte se leyó.
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Hay cursos ya grabados que nadie puede contratar: no están en ninguna plataforma. Y cuando una empresa ya formada incorpora a una persona nueva, no se puede ir a dar un curso para una sola persona. Se describió como pérdida de oportunidad recurrente.
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Más de setecientos veinte cursos in-company impartidos y ningún contenido derivado de las grabaciones. La materia prima ya está pagada: lo que falta es el tiempo de convertirla.
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25
El blog sostiene el posicionamiento de las páginas de curso y lleva siete meses sin un artículo nuevo: el último es del 8 de febrero de 2026. LinkedIn tiene once mil seguidores y la última publicación propia es de hace tres meses.
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Las recomendaciones se piden a mano: se solicita a los asistentes un listado con nombre y correo y después se busca a cada persona una a una. No hay petición sistemática de reseña al cerrar una formación, que es el día en que la valoración está más alta.
Los cinco retos
La lectura agrupada de las veintiséis. Cada reto declara las necesidades que reúne.
Un solo archivo, y que se encuentre
Que el documento entre por una sola puerta, se archive donde toca sin que nadie elija la ruta, y que lo que se busca se pueda reunir por tipo sin abrir carpeta por carpeta.
Que la fecha salga del papel
Que las fechas y las condiciones dejen de vivir dentro de los documentos y pasen a vigilarse solas, incluidas las que caducan y hoy no tienen quien avise.
Que se pueda preguntar
Que el archivo acumulado responda en el momento, por voz o por texto, y devuelva el dato, el documento y el borrador que haga falta escribir.
Que el cobro deje de calcularse a mano
Que pedir la lectura, calcular el recibo con el baremo del contrato, mandar el estado de cuentas y reclamar lo que no se ha cobrado dejen de ser cinco tareas manuales al mes.
Que lo que ya se sabe trabaje
Que el contexto de cada cliente esté completo y ordenado, que la petición entre cualificada, y que las clases ya impartidas produzcan la distribución que hoy no producen.
Y lo que ya está resuelto en la casa
Tres cosas que ya existen. Ninguna hay que construirla, ninguna se toca y ninguna se cobra.
La jerarquía del archivo
Nueve categorías de primer nivel, una plantilla estandarizada por sociedad y otra por inmueble, documentadas antes de esta propuesta. No hay que diseñarla: es el punto de partida y se respeta.
El baremo del recibo de electricidad
Los conceptos, el orden y los coeficientes del cálculo son correctos y salen del contrato. Lo que falla no es el criterio: es replicarlo a mano sesenta veces al año.
La autoridad y el posicionamiento
Reconocimiento internacional como docente, once mil seguidores, más de once mil asistentes, más de setecientos veinte cursos y testimonios con nombre y cargo. Y unas cuarenta subpáginas de curso ya posicionadas. Nada de esto se construye en este proyecto: solo se distribuye.
Antes de seguir
El alcance de esta fase está cerrado; el del grupo, no
Este diagnóstico está escrito con la sesión del 2 de septiembre y con los dos documentos que se enviaron después. Es suficiente para cerrar y cifrar la fase de gestión personal, que es lo que se acordó abordar primero. No es suficiente para el resto, y por eso las ocho sociedades y las tres líneas que se abrieron en la conversación aparecen en el horizonte, nombradas y sin cifra: ponerles precio hoy sería inventarlo.
Diecisiete decisiones, y solo siete entran en esta fase
Cada punto es una oportunidad concreta. Al pulsarla se ve qué necesidad resuelve y qué riesgo tiene. Seis se dejan para después con su motivo escrito, tres se descartan con el coste que evitan, y una se recomienda sin facturarla.
Dónde cae cada oportunidad
InteractivoPulsar cualquier punto. Los descartes están dentro del mismo plano, no en una nota al pie.
La entrada única de documentos
Una sola puerta para todo lo que llega. Es la pieza que cambia el gesto diario.
Las siete piezas de esta fase
Lo que incluye cada una, en tres líneas. La maqueta de cada pieza está en la sección siguiente.
La jerarquía única y sus permisos
- La estructura que ya está escrita, montada de una vez: nueve categorías, plantilla por sociedad y por inmueble
- Las dos categorías sin definir se cierran, y el inmueble de una sociedad se alcanza desde las dos ramas sin duplicar el archivo
- Vistas transversales por tipo, y permisos separados: consultar y recibir avisos son dos cosas distintas
La entrada única de documentos
- Una sola puerta: la conversación de mensajería que ya se usa, y un buzón propio para quien lleva la administración
- De cada documento se leen las partes, las fechas, los importes y las condiciones, y se propone la ruta y el nombre antes de guardar
- Lo que no se puede leer con confianza se pregunta, no se adivina
El espejo en Google Drive
- Todo lo que se archiva queda también en Drive, con la misma jerarquía y el documento original
- Es la puerta de salida: si algún día se cambia de herramienta, el archivo se queda con su dueño y con su estructura
- Drive se usa como copia; la consulta va contra la base de conocimiento, que es donde responde rápido
El calendario de vencimientos y los avisos
- Las fechas salen del documento al archivarlo, no se teclean: aplazamientos, cuotas, revisiones de tipo y preavisos
- Dos avisos por fecha, siete días antes y el día antes, con el importe y el documento adjunto
- Y las condiciones que caducan: cuando un seguro vinculado deja de ser obligatorio, avisa
La consulta en lenguaje normal
- Preguntar por voz o por texto sobre todo el archivo, y recibir el dato con el documento al lado
- Y pedir el borrador de la carta o de la nota al banco, ya escrito, con los datos del contrato dentro
- Riesgo: la respuesta vale lo que valga lo cargado, así que la carga inicial del histórico entra en el alcance
La agenda que se escribe sola
- El compromiso de fecha que se acuerda hablando en una reunión se detecta y se propone
- Al confirmarlo, se calendariza con su convocatoria y queda en el expediente de quien corresponda
- Bidireccional con el calendario que ya se usa. No se crea ninguna agenda nueva
La fábrica de contenido desde las clases
- La grabación de una clase entra por la misma puerta y sale transcrita, resumida y con sus ideas separadas
- Y convertida en cinco candidatos: artículo de blog, artículo de LinkedIn, guion de vídeo, resumen y correo para la lista
- Riesgo: lo que se publica lleva una firma con autoridad detrás, así que la aprobación humana no se automatiza en ningún caso
En el horizonte
Seis cosas que se han estudiado y no entran en esta fase. Se dimensionan cuando esta esté funcionando, y ninguna lleva cifra hoy: ponerla sería inventarla. Las tres últimas se abrieron en la propia conversación, y se recogen aquí para que no se pierdan.
Los cinco pisos: lectura, recibo y estado de cuentas
Pedir la lectura sola, calcular el recibo con el baremo del contrato, mandar el estado de cuentas y avisar de lo que no se ha cobrado. Se ha revisado el libro y hay errores de referencia reales, recogidos en el diagnóstico. Queda fuera por orden, no por dificultad: primero el archivo y los avisos.
El expediente del cliente de formación
Una página por cliente con los correos, los documentos y lo acordado por orden de fecha. El correo ya se archiva en esta fase; el expediente completo, con la mensajería dentro, se dimensiona después.
La reseña y la recomendación al cerrar
Al terminar una formación, petición de valoración; y si la valoración es buena, petición de reseña pública y de recomendación. Necesita antes el expediente, porque necesita saber cuándo termina cada curso.
La propuesta de formación en formato web
La propuesta que hoy se entrega en diapositivas, entregada como una dirección web propia, con paneles que se tocan y descarga en PDF. Lo que hace rápida una propuesta no es la plantilla: es tener el contexto, así que va después del expediente.
El curso ya grabado, abierto a personas
Poner en una plataforma los cursos que ya están grabados, para que una persona sola pueda contratarlos. Es una línea de ingreso nueva, no una mejora de proceso, y por eso se dimensiona aparte.
Las ocho sociedades y su cuadro común
Cuadro contable único, amortizaciones automáticas, tesorería y resultado consolidado. Es el proyecto grande y está pospuesto a propósito: se acordó ver primero el resultado de la gestión personal. Impacto alto y esfuerzo alto, con sesiones de trabajo propias.
Lo que no recomendamos hacer
Usar iCloud como destino del archivo
Se planteó aprovechar el almacenamiento ya contratado, con dos teras disponibles, y se descartó en la propia sesión. Drive ya se usa, ya está poblado y admite que un sistema escriba en él, que es la condición que hace falta.
Conectar los bancos y conciliar, ahora
Cruzar los movimientos con las facturas para marcar solo lo cobrado es útil y llegará. Hoy depende de un agregador bancario y de decidir antes qué herramienta de contabilidad queda para las ocho sociedades. Hacerlo ahora sería montarlo dos veces.
Reordenar el cuadro contable como primer paso
Armonizar las cuentas de las ocho sociedades es un proyecto de varias semanas con sesiones presenciales. Ninguna de las necesidades que aprietan hoy se resuelve con él, e invierte el orden que se acordó.
Los seis campos del formulario de la web
Los seis botones de llamada a la acción abren un correo en blanco, y dos de ellos piden literalmente una propuesta con el presupuesto. Un formulario con empresa, curso, número de asistentes, ciudad, fechas y modalidad convierte cada petición en una petición cualificada. La web la lleva la casa y el gestor de contenidos ya trae la herramienta: se explica cómo se hace y no se factura.
Una sola puerta de entrada, y las fechas fuera del papel
Los mismos recorridos del diagnóstico, ahora con las dos columnas al lado. Después, las siete piezas en maquetas que se pueden tocar. Las maquetas son ilustrativas: los datos que muestran son de ejemplo y el diseño final puede variar.
Los cinco recorridos, antes y después
InteractivoLos mismos pasos y en el mismo orden que en el diagnóstico. Cuatro pasos no cambian y se declaran como tales: un antes y después donde todo mejora es un folleto. Los cuatro primeros recorridos entran en el precio; el quinto se dibuja y no entra, y se explica antes de él.
El cobro de los alquileres se dibuja, y no entra en esta fase
Se revisó el libro entero y los errores que se encontraron son reales, así que el recorrido está diagnosticado y su antes y después está dibujado abajo. Pero no está cotizado y no entra en el precio. Va como pieza del horizonte, y se dimensiona cuando esta fase esté funcionando.
Está aquí igualmente a propósito: si esta propuesta no se acepta, el dibujo de cómo se arregla el cobro de los cinco pisos se queda de todas formas, y con los errores de referencia ya localizados.
Este recorrido no está en el precio de la Fase 1. Uno de sus siete pasos tampoco cambiaría: cruzar el banco con lo emitido necesita conexión bancaria, que está descartada por ahora y se dice en la sección 2.
Javier y el asistente en el centro, y todo lo suyo alrededor
ArquitecturaNueve áreas en órbita alrededor del centro. Las tres cuyo pie dice «en el horizonte» no llevan cifra; las otras seis son las que se montan en esta fase.
El centro no es una herramienta nueva encima de todo: es la capa por la que pasa lo que hoy pasa por una sola persona. Las tres áreas del horizonte se dibujan aquí para que se vea a dónde llega el sistema, no para venderlas hoy.
La entrada única, dicha en un dibujo
DiagramaCinco vías, una sola puerta, y la confirmación humana antes de archivar.
Las tres salidas ocurren con el mismo gesto: se archiva, se espeja en Drive y se calendariza lo que traía fecha.
El viaje de un documento, de punta a punta
Se reproduce soloSiete escenas, veinticinco segundos. Arranca al llegar aquí; se puede parar, repetir o ir a una escena concreta.
El recorrido es el real; los textos de la pantalla son de ejemplo. Las siete escenas son las siete cosas que pasan con cada documento, y la cuarta es la que no se automatiza nunca: la confirmación es de una persona.
Quién ve qué, y quién recibe los avisos
Pulsa cualquier cajaLa misma estructura, distintos permisos. Consultar y recibir avisos son dos cosas separadas, que es lo que se pidió.
Los accesos concretos se deciden en la sesión de arranque. Cambiarlos después no cuesta un proyecto: es un permiso.
La ficha de un documento, con todo lo suyo al lado
Maqueta para tocarUn contrato, un préstamo, una resolución, una clase o una póliza, cada uno con sus fechas, sus avisos y su copia. Es el resumen que hoy vive dentro del PDF.
Identificación
Fechas y avisos
Dónde está
Datos de ejemplo. Lo que hace real esta ficha es la entrada única: el resumen sale de leer el documento al archivarlo, no de teclearlo.
La base de conocimiento, y los procesos que la sostienen
Maqueta para tocarLa jerarquía que ya está escrita, montada y buscable. Se entrega montada, no escrita.
Se entrega montada, no escrita: estructura, permisos, buscador, vistas transversales y las plantillas de cada tipo de documento. Redactar contenido que hoy no existe no entra.
Preguntar desde el móvil, en el banco o de viaje
Maqueta para tocarPulsa una pregunta y mira el móvil. Es la mensajería de siempre, sin ninguna aplicación nueva que aprender.
El asistente de la familia, en el ordenador
Maqueta para tocarConsulta lo compartido cuando quiere, y no recibe ningún aviso.
Lee de lo archivado, no inventa. Si el documento no está, lo dice. Y lo que consulta queda registrado.
El aviso que llega solo
MaquetaEn lugar de acordarse, llega. Siete días antes y otra vez el día antes.
Lo que viene esta semana
07:00
Fraccionamiento sin garantía. Adjunto la resolución. Volveré a avisar veinticuatro horas antes.
Era obligatorio solo el primer año del préstamo y el año se cumplió. Se sigue pagando. Si se quiere, preparo la comunicación a la entidad.
Para no renovar hay que avisar antes del 6 de junio. Queda tiempo: este es el aviso de cortesía, el firme llega el 27 de mayo.
De la clase del jueves. Nada se publica hasta que se apruebe.
Por mensajería, con el documento adjunto en el propio aviso. La periodicidad y la hora se eligen.
La bandeja de contenido, desde una clase
Maqueta para tocarCuatro salidas por clase y tres estados. Ningún estado avanza sin que una persona lo apruebe.
Resumen e ideas
Lo que se dijo, en una página
Contenido de ejemplo. El formato de cada salida se configura en la sesión de arranque, y la corrección que se haga a un candidato queda como criterio para los siguientes.
Las reglas de esta fase, dichas antes de empezarla
Seis reglas que no cambian durante el proyecto. Están aquí para poder exigirlas.
La última palabra es de una persona
El sistema lee el documento, propone la ruta y el nombre, y los enseña antes de guardar. Se confirma o se corrige en el momento. Lo que no puede leer con confianza lo pregunta.
Nada se publica sin aprobar
La fábrica de contenido escribe y se para. Lo que se publica lleva una firma con autoridad detrás, y esa compuerta no se automatiza en ningún caso, ni ahora ni más adelante.
El sistema avisa y documenta, no mueve dinero
No paga, no presenta impuestos y no factura. Avisa con el documento delante, y qué se hace con cada fecha sigue siendo una decisión de la casa.
La jerarquía es de la casa
Se monta la que ya está escrita, y se cambia cuando se quiera sin migrar nada. Cambiar de criterio no puede costar un proyecto.
Consultar y recibir avisos son permisos distintos
La familia consulta lo compartido cuando quiere. Los avisos siguen llegando solo a Javier, como se pidió en la sesión.
La puerta de salida está abierta desde el primer día
Todo lo archivado tiene copia propia en Drive, con su estructura y el documento original. Si algún día se cambia de herramienta, el archivo se queda.
El calendario, semana a semana
Seis semanas desde la sesión de arranque. Cada semana entrega algo que se puede usar, no un avance de porcentaje. Las semanas 3 a 6 pueden solaparse si la carga del histórico va más rápido de lo previsto.
Arranque, jerarquía y permisos
Sesión de arranque para cerrar las dos categorías sin definir y decidir si la actividad de las sociedades vive en la misma base o aparte. Se monta la estructura completa, las vistas transversales por tipo de documento y el modelo de accesos, con la consulta separada del aviso. Al final de la semana ya se puede entrar a mirar, aunque todavía esté vacío.
La carga del histórico
Se señala una carpeta de Drive, se copia dentro todo lo que se quiera cargar y se procesa de golpe, sin ir documento por documento. Se mide primero con una muestra para dimensionar el volumen real. Lo que no se pueda leer con confianza queda marcado como pendiente de revisar, nunca adivinado.
La entrada única y el espejo en Drive
La conversación de mensajería y el buzón de quien lleva la administración, funcionando: lectura del documento, propuesta de ruta y de nombre, confirmación humana y archivo. Y el espejo en Drive con la misma jerarquía, que es la condición que se puso para empezar. Desde esta semana la puerta de salida está abierta.
Los vencimientos y los avisos
Las fechas salen del documento al calendario: aplazamientos, cuotas, revisiones de tipo, preavisos y vencimientos de póliza, con sus dos avisos. Y las condiciones que caducan, que es el caso que hoy no tiene quien avise: el seguro vinculado que solo era obligatorio el primer año.
La agenda y la consulta en lenguaje normal
El compromiso de fecha que se acuerda hablando se detecta, se propone y se calendariza con su convocatoria. Y se abre la consulta por voz y por texto sobre todo lo cargado, con devolución del documento y del borrador que haga falta escribir. Es la semana en la que el archivo empieza a contestar.
La fábrica de contenido y la primera publicación
Una clase procesada de punta a punta: transcripción, resumen, ideas y los cuatro candidatos en la bandeja. Se aprueba el primero y se publica en el blog y en el perfil. Con esto se cierra la fase y se factura la segunda mitad, no en una fecha del calendario.
Lo que hace falta del lado de Javier
Ocho cosas, y ninguna lleva más de una hora salvo la primera carga. Sin ellas el calendario se mueve.
Cerrar las dos categorías sin definir
Una sesión de una hora. Mueve la estructura, no el calendario.
Decidir si las sociedades van en la misma base
O en una aparte. Es la decisión que más condiciona la jerarquía.
La norma de nombres de archivo
Cómo se quiere que quede nombrado cada tipo de documento.
Una carpeta de Drive con el histórico a cargar
Se copia todo dentro y se carga de golpe. Sin ir uno a uno.
Quién de la familia, y a qué categorías
Y confirmar que los avisos van solo a Javier.
El alta del buzón de administración
Una dirección de correo propia para quien pasa los documentos.
Autorización para publicar en su nombre
En el blog y en LinkedIn, siempre con la aprobación por delante. Hace falta en la semana 6.
A qué grabaciones se aplica la fábrica
Todas las clases, o solo las de ciertos cursos.
Una fase, seis semanas, y la tecnología aparte
Esta es la única sección con euros. La implantación se paga una vez; la cuota sostiene el sistema vivo; el consumo va por uso real. Las tres se facturan por separado a propósito, para que se pueda comparar cada una con lo que corresponda.
La inversión, partida a partida
Pulsar cada líneaLas siete piezas de la fase. No llevan precio por partida y no es un olvido: el trabajo está compartido entre ellas y desglosarlo pieza a pieza daría una cifra falsa. Cada línea sí dice exactamente qué entra.
El archivo que avisa
Forma de pago: 1.100 € a la firma · 1.100 € en la semana 6, con el sistema mostrado operativo. Importes sin IVA. Cada pieza es separable: si alguna se deja fuera, se descuenta de la fase y el resto no cambia.
Los costes mensuales
No están incluidos en la implantación. Una sola cuota y un solo importe, sin líneas que haya que sumar. Debajo, todo lo que cubre.
Cuota mensual
- El alojamiento cifrado del archivo, la base de conocimiento, la mensajería del asistente y los accesos, en la Unión Europea
- Todos los accesos, los que haya y los que se den después: la familia, quien lleve la administración, un asesor puntual. Documentos y consultas ilimitados
- Vigilancia de las integraciones: si Drive, el calendario o el gestor de contenidos cambian al otro lado, se arregla
- Mantenimiento de la jerarquía, de los avisos y de las reglas de archivo
- Cambios de criterio incluidos: mover una categoría o cambiar la norma de nombres no es un proyecto aparte
- Interlocutor único y punto de control trimestral sobre qué se está archivando y qué avisos sobran
El consumo
Transcripción · por minuto de grabación de clase.
Almacenamiento · por encima del volumen incluido.
La funcionalidad va dentro de la cuota: leer, archivar, avisar, consultar y escribir borradores. Lo que se paga por uso es el consumo que generan. Con el volumen descrito, es el capítulo más pequeño de los tres.
Ya son de la casa, sin coste nuevo: Google Workspace y Drive, la mensajería, el gestor de contenidos de la web con su alojamiento, y el perfil profesional. La suscripción de almacenamiento que ya está contratada se mantiene para lo que se quiera: este proyecto no obliga a cancelar nada.
Qué incluye y qué no incluye
Lo que entra en los 2.200 €
- Las siete piezas completas, con la sesión de arranque y las seis semanas de acompañamiento
- La carga inicial del histórico desde una carpeta de Drive, de golpe
- La formación de uso, que en este caso es enseñar un gesto: mandar el documento y confirmar
- Los accesos que se decidan en el arranque, y los cambios de permisos durante el proyecto
- Un entorno de pruebas para tocar antes de meter documentos reales
El límite, escrito antes de firmar
- Los costes de consumo, detallados arriba
- Redactar contenido que hoy no existe. La base de conocimiento se entrega montada, no escrita, y la fábrica trabaja sobre clases ya impartidas
- El formulario de la web: se explica cómo se hace y lo monta la casa, que ya lleva el gestor de contenidos. No se factura, y tampoco se ejecuta
- Facturar, pagar o presentar impuestos. El sistema avisa y documenta; la facturación se sigue llevando como hoy
- Las seis piezas del horizonte, incluido el cálculo de los recibos de los cinco pisos, que se dimensionan aparte
- Grabar los vídeos cuyo guion entrega la fábrica, ni aparecer en ellos
Lo que devuelve, y lo que no se puede prometer
Tres cosas se pueden afirmar hoy. La cuarta no, y se dice por qué.
Archivar pasa de elegir ruta, renombrar y anotar la fecha, a mandar el documento y confirmar
Fechas que dependan de acordarse: las que traiga el documento quedan vigiladas al archivarlo
Hasta el primer artículo publicado, después de siete meses sin ninguno
El tiempo recuperado al mes. No se pone una cifra porque hoy no está medido, y ponerla sería inventarla se mide en el punto de control
Hay un retorno que no es tiempo y conviene nombrarlo: un solo seguro vinculado cancelado a tiempo, o un recargo evitado, cubre una parte del año de cuota. No se presenta como cifra porque depende de cuántos haya, y eso se sabrá al cargar el histórico, no antes.
Nuestro compromiso
El espejo en Drive, antes del segundo pago
Al final de la semana 3 el archivo se está copiando a Drive con su jerarquía. La puerta de salida está abierta antes de pagar la segunda mitad.
Verifica: abrir la carpeta de Drive y comprobar que están los documentos cargados, con su estructura y su resumen.
El segundo pago va contra sistema operativo
La segunda mitad se factura cuando las siete piezas estén funcionando con documentos reales, no en la fecha que ponga el calendario. Si se retrasa por nuestra parte, se retrasa la factura.
Verifica: archivar un documento nuevo, recibir su aviso y hacer una consulta sobre el histórico cargado, delante.
Ninguna pieza publica ni envía nada sola
Ni un artículo, ni un correo, ni una carta al banco salen sin aprobación explícita. Si alguna vez ocurre, es un defecto y se corrige sin coste.
Verifica: revisar el registro de publicaciones: cada una lleva la marca de quién la aprobó y cuándo.
La parte que se muestra y no se cotiza
Seis piezas dibujadas, ninguna con precio
Los recibos de los cinco pisos, el expediente del cliente de formación, la reseña al cerrar, la propuesta en formato web, el curso grabado abierto a personas y las ocho sociedades. Están descritas en la sección 2, con la necesidad que resuelven y con lo que haría falta para abordarlas.
No llevan precio, y no es un olvido: ponerlo hoy sería inventarlo. Cada una se dimensiona cuando esta fase esté funcionando, y la primera pregunta de ese momento no será cuánto cuesta, sino si esta fase devolvió lo que tenía que devolver. Si no lo hizo, no hay que dimensionar nada.
Frente a la alternativa
Coste de implantación: cero
Es una opción real y hay que decirlo. El archivo está bien pensado y funciona. Lo que cuesta es el recurso que se declaró escaso, y la cuenta la lleva cada uno: los minutos por documento, las fechas que se recuerdan, y las clases que no producen nada.
Una persona más de apoyo
Resuelve el archivo y parte de los avisos, y no resuelve la consulta ni el contenido. El coste anual es varias veces la implantación más el año de cuota, y el conocimiento sigue viviendo en una persona en lugar de en un sistema.
Hacerlo por dentro
Es posible: las piezas existen por separado. El coste es el montaje y, sobre todo, el mantenimiento, que vuelve a ser tiempo propio. Y la parte difícil no es conectar: es la jerarquía y las reglas, que es donde se decide si el archivo sirve para consultar.
Siguiente paso
Con los ocho puntos de la sección 3 delante
Se cierran las dos categorías sin definir, se decide si la actividad de las sociedades vive en la misma base o aparte, se fija la norma de nombres y se acuerdan los accesos. Se señala la carpeta de Drive con el histórico a cargar. Al salir de esa sesión, la semana 1 puede empezar.
Esta propuesta se mantiene treinta días desde su envío. Si en ese plazo cambia el alcance, se rehace: no se ajusta el precio dejando el alcance igual.
Con qué se construye, y bajo qué reglas
Esta sección es para quien vaya a revisar las conexiones y para la asesoría. Aquí sí hay nombres de producto, marco legal y riesgos con dueño.
El stack, herramienta por herramienta
Cuatro categorías: lo que se incorpora, lo que se conecta, lo que no se toca y lo que se descarta.
Base de conocimiento propia
El archivo: la jerarquía, las fichas de cada documento, las vistas transversales, el buscador y los permisos. Cifrada, con credenciales propias y alojada en la Unión Europea.
Por qué esta: permite jerarquía profunda, permisos por categoría y consulta en segundos sobre miles de documentos. Límite: no sustituye a Drive, lo complementa.
Automatización propia · el asistente
La lectura del documento, la extracción de fechas, importes y condiciones, la propuesta de ruta y de nombre, la cola de confirmación, los avisos y la fábrica de contenido.
Dónde escribe: en la base de conocimiento, en Drive y en el calendario. Dónde no escribe: en la facturación, en los bancos y en la presentación de impuestos.
Mensajería como interfaz
La conversación por la que entra el documento y por la que llegan los avisos y las respuestas, con adjuntos y notas de voz.
Por qué esta: es una aplicación que ya está instalada y no hay nada que aprender. Alternativa: se puede sustituir por un asistente web si se prefiere, sin cambiar el resto.
Modelo de lenguaje y transcripción
Lectura de documentos, transcripción de las grabaciones de clase y redacción de borradores. Con acuerdo de no entrenamiento sobre los datos enviados.
Se factura por uso real, a tarifa del proveedor. Límite: un escaneado ilegible no se adivina: se archiva con lo que se pueda leer y se marca como pendiente.
Google Drive
Destino del espejo: documento original y resumen, con la misma jerarquía. Es la copia propia y la puerta de salida.
Permiso necesario: escritura sobre una carpeta raíz que se acuerde. No se toca nada fuera de ella.
Google Calendar y Workspace
El calendario donde aterrizan los vencimientos y los compromisos, bidireccional. Y el correo, como una de las vías de entrada de documentos.
Por qué bidireccional: para que no haya dos agendas. Límite: el sistema crea y actualiza eventos propios, no reescribe los ajenos.
El gestor de contenidos de la web
Publicación de los artículos aprobados en el blog, que es el que sostiene el posicionamiento de las páginas de curso.
Permiso necesario: un usuario con permiso de publicación. Alternativa si no lo admite: queda como borrador en el propio gestor.
El perfil profesional
Publicación de los artículos aprobados en la red donde ya hay once mil seguidores.
Con autorización expresa y siempre después de la aprobación. Límite: si la plataforma cambia sus condiciones, el candidato queda listo para copiar y pegar.
La facturación y quien la lleva
Se sigue haciendo exactamente como hoy, con la misma persona y la misma herramienta. Esta fase no emite, no cobra y no contabiliza.
Por qué: mover la facturación es parte del proyecto de las ocho sociedades, y ese está pospuesto por acuerdo.
La suscripción de almacenamiento actual
Los dos teras ya contratados siguen para lo que se quiera. Este proyecto no obliga a cancelar nada.
Por qué se descartó como destino: abajo, en la última tarjeta. Como almacenamiento personal sigue siendo válido.
La web y su posicionamiento
Las cuarenta subpáginas de curso, la estructura y el posicionamiento se quedan como están. Solo se añaden artículos al blog.
Por qué: el posicionamiento ya funciona y es un activo. Tocar la estructura pondría en riesgo lo único que hoy trae peticiones.
El almacenamiento de terceros como destino del sistema
Se planteó en la sesión y se descartó allí mismo: no está pensado para que un sistema escriba y lea en él de forma continua.
Coste evitado: el trabajo de integración y el riesgo de retrasar el arranque por una decisión de herramienta. La confidencialidad se resuelve con cifrado y permisos, no con el proveedor.
Agregador bancario y herramienta contable
La conciliación automática necesita un agregador y una decisión previa sobre qué herramienta de contabilidad queda para las ocho sociedades.
Coste evitado: montar una integración que habría que rehacer. Entra con el proyecto del grupo, no antes.
Cumplimiento · el marco que aplica a este caso
Revisar con la asesoríaSeis frentes. El cuarto es el que se pasa por alto en proyectos de contenido, y aquí importa porque las grabaciones son de clases dadas en empresas cliente.
Datos personales en el archivo
El archivo contiene datos de inquilinos, de asistentes a cursos, de personas de contacto de empresas cliente y de familia. SoluTech IA actúa como encargado del tratamiento, no como responsable.
- Se entrega: contrato de encargado de tratamiento, con la relación de subencargados (alojamiento, modelo de lenguaje y transcripción) y su ubicación.
- Del lado de la casa: confirmar la base jurídica de cada tratamiento con su asesoría. El sistema no la decide.
Categorías especiales · salud y familia
El esquema recibido incluye una rama de salud y documentos familiares. Son categorías especiales y requieren un trato distinto del resto del archivo.
- Se aplica: esas categorías nacen privadas, con cifrado en reposo y sin alcance para ningún acceso compartido, aunque se abran otras.
- Del lado de la casa: decidir si entran en el sistema o se quedan fuera. Las dos opciones son válidas y la decisión no es técnica.
Los accesos compartidos y el registro
Dar acceso a la familia a seguros y escrituras implica que vean datos de terceros que aparecen en esos documentos.
- Se aplica: permiso más restrictivo por defecto, apertura por categoría, y registro de cada consulta con quién y cuándo.
- Del lado de la casa: el criterio de qué se comparte. Es gobierno familiar, no configuración.
El contenido que sale de una clase impartida en un cliente
Las grabaciones son de formación dada dentro de empresas cliente, y pueden contener intervenciones de asistentes, casos internos y nombres.
- Se aplica: el candidato de contenido no incluye ni el nombre de la empresa, ni datos de casos internos, ni intervenciones de asistentes. Solo el contenido docente, que es de quien lo imparte.
- Y además: la compuerta de aprobación es humana precisamente por esto, no solo por estilo.
- Del lado de la casa: revisar si algún contrato de formación tiene cláusula de confidencialidad que afecte al material.
Conservación y derecho de salida
Un archivo así se conserva años, y hay que poder llevárselo.
- Se aplica: el espejo en Drive existe desde la semana 3, con el documento original y su estructura. La salida no depende de que nadie exporte nada.
- Se entrega: los plazos de conservación por categoría, para acordarlos con la asesoría.
Facturación electrónica · no aplica en esta fase
Se nombra para dejarlo claro: este sistema no emite facturas, no altera asientos y no presenta impuestos. La obligación sigue donde está hoy, con la herramienta y la persona que la llevan.
- Cuándo pasaría a aplicar: solo si en el proyecto de las ocho sociedades se decidiera mover la emisión. Entonces se trata allí.
La arquitectura, por capas
El documento no se duplica tres veces: se archiva una vez y se referencia. La capa 3 es la que importa.
Entrada
Por dónde entra algo al sistema.
- Conversación de mensajería
- Buzón de quien lleva la administración
- Correo de bancos, notaría y suministros
- Foto de lo que llega en papel
- Grabación de una clase
Orquestación
Lo que decide qué es cada cosa y adónde va.
- Lectura del documento completo
- Extracción de fechas, importes, partes y condiciones
- Propuesta de ruta y de nombre normalizado
- Cola de confirmación humana
- Detección de compromisos de fecha en reuniones
Dato · cada cosa en un solo sitio
Una fuente declarada por cada cosa.
- Base de conocimiento · el archivo y sus fichas. Donde se consulta
- Google Drive · la copia propia, con la misma estructura
- Google Calendar · la única agenda
- La facturación · intacta y sin conexión
Vigilancia
Lo que convierte una fecha en un aviso.
- Calendario de vencimientos por documento
- Condiciones que caducan (seguros vinculados)
- Dos avisos por fecha, con adjunto
- Umbral de lo que no se ha resuelto
Consulta y salida
Por dónde sale hacia quien decide.
- La mensajería, por voz y por texto
- El asistente de la familia, con permisos
- La bandeja de contenido
- Publicación en blog y perfil, solo de lo aprobado
Ni la facturación ni la gestión fiscal se sustituyen, y Drive no se abandona: se convierte en la copia con la que se puede salir.
De extremo a extremo · los cuatro recorridos por sistemas
Los mismos recorridos de la propuesta, vistos por sistemas: qué actúa en cada paso y dónde queda escrito el dato.
- Entrada · Se manda por la conversación, o lo deja quien lleva la administración en su buzón. Mensajería · buzón de correo
- Lectura · Se extraen partes, fechas, importes y condiciones. Modelo de lenguaje · sin entrenamiento
- Propuesta · Ruta y nombre normalizado, enseñados antes de guardar. Automatización propia
- Confirmación · Se confirma o se corrige. Este paso es humano y no se automatiza. La casa
- Archivo · Ficha con el resumen fuera del PDF, más el original. Base de conocimiento
- Copia · El original y el resumen, con la misma jerarquía. Google Drive
- Fechas · Las que traía el documento quedan vigiladas. Google Calendar · calendario propio
- Origen · La fecha nace al archivar el documento, no se teclea. Automatización propia
- Agenda · Se crea el evento, bidireccional con la agenda que ya se usa. Google Calendar
- Primer aviso · Siete días antes, con importe y documento adjunto. Mensajería
- Segundo aviso · Veinticuatro horas antes. Mensajería
- Borrador · Si se pide, la nota al banco llega escrita con los datos del contrato. Modelo de lenguaje
- Ejecución · Pagar u ordenar sigue siendo de la casa. El sistema no mueve dinero. La casa
- Entrada · La grabación entra por la misma puerta que un documento. Mensajería · buzón
- Transcripción · Texto completo, por minuto de grabación. Transcripción · uso real
- Archivo · Clase archivada con resumen e ideas separadas, buscable por tema. Base de conocimiento
- Candidatos · Cuatro salidas escritas, sin datos de la empresa ni de los asistentes. Automatización propia
- Aprobación · Pieza a pieza. Lo que no se aprueba no sale. La casa
- Publicación · Solo lo aprobado, con registro de quién y cuándo. Gestor de contenidos · perfil profesional
- Origen · Una de las páginas de curso, ya posicionada. No se toca. La web actual
- Captación · Formulario de seis campos. Lo monta la casa · no se factura
- Entrada · El correo entrante se archiva al llegar. Correo · base de conocimiento
- Contexto · Se consulta qué se acordó y llega en orden de fecha. Consulta en lenguaje normal
- Agenda · La reunión acordada hablando se calendariza sola. Google Calendar
- Expediente completo · Con mensajería dentro y una página por cliente. Horizonte · sin cotizar
Riesgos, con dueño
Un riesgo escrito antes de firmar es una conversación. El mismo riesgo a mitad de proyecto es un problema. El último es el que de verdad decide si esto funciona.
| Riesgo | Impacto | Cómo se mitiga | Quién lo asume |
|---|---|---|---|
| Las categorías de salud y familia quedan al alcance de un acceso compartido | Alto | Nacen privadas y sin alcance para ningún acceso compartido. Se arranca con el permiso más restrictivo y se abre después, categoría por categoría. | Conjunto |
| El volumen del histórico es mucho mayor de lo estimado | Medio | Se mide con una muestra en la semana 1 y se carga por lotes. El consumo se factura por uso real, no a tanto alzado. | Conjunto |
| La lectura automática propone mal la ruta o el nombre | Bajo | Se enseña antes de guardar y la confirmación es humana. Lo dudoso se pregunta: un hueco visible es mejor que un archivo mal puesto. | SoluTech IA |
| Un escaneado antiguo no es legible | Medio | Se archiva con lo que se pueda leer y se marca como pendiente de revisar. No se inventa el dato que falta. | SoluTech IA |
| El criterio de la jerarquía cambia después de montarla | Medio | Se acuerda por escrito en la semana 1 y se prueba en el entorno de pruebas. Los cambios de criterio posteriores están dentro de la cuota. | Conjunto |
| El gestor de contenidos no admite publicación automática | Medio | Se comprueba en la semana 1. Si no la admite, el artículo queda como borrador dentro del propio gestor y se publica con un clic. | SoluTech IA |
| La red profesional cambia sus condiciones de publicación | Bajo | El candidato queda escrito y listo para copiar. La fábrica sigue funcionando aunque el último paso se haga a mano. | SoluTech IA |
| La adopción no ocurre: se sigue archivando a mano por costumbre | Alto | La pieza está diseñada para que el gesto nuevo sea más corto que el actual, no más completo. Y hay punto de control en la semana 3, en cuanto la puerta está abierta, sobre cuántos documentos entraron por ella. Si el gesto no se adopta, el resto no sirve para nada, y conviene saberlo en la semana 3 y no en el mes seis. | Conjunto |
Lo que hace falta, en versión técnica
Son los ocho puntos de la sección 3. Cuatro son dependencias duras del calendario de seis semanas y conviene señalarlas aquí:
Permiso de escritura en Drive
Sobre una carpeta raíz que se acuerde, y solo sobre ella. Sin eso no hay espejo, que es la condición que se puso para empezar.
La carpeta con el histórico
Se copia dentro todo lo que se quiera cargar y se procesa de golpe. Es lo que determina la calidad de las respuestas.
La jerarquía cerrada y la norma de nombres
Las dos categorías sin definir, la decisión sobre las sociedades y el criterio de permisos. Cambiarlo después obliga a mover archivos.
Usuario con permiso de publicación
En el gestor de contenidos de la web y autorización expresa para el perfil profesional. Sin eso, la fábrica escribe y no publica.